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業務効率に直結!PDFファイル管理の改善を図る

職場で配布される書類、ガイドライン、論文など、IT化の恩恵で印刷物のペーパーレス化がさまざまなところで進んでいる。しかしその一方で、端末の中にはPDFファイルが溢れ、今度はその管理が必要となって久しい。そこで考えなければならないのが、最も仕事効率の上がる管理方法の選択ではないだろうか。

  • IT活用度を高めるPDF管理のポイント

    PDFファイル管理の改善を図る際、最も手軽な方法は、端末へのアプリ導入だ。便利だと感じる機能やインターフェースは個人によって異なるが、PDFのIT活用度を高めるためには「共有」「編集」「整理」の3点を押さえておく必要がある。

    まずは、パソコンとモバイルなど、職場やプライベートで使用するすべての端末でファイルが共有できることを確認したい。いまやクラウドサービスにアクセス可能なアプリは標準的だが、快適に同期・参照できる動作のパフォーマンスや操作性によって導入後の活用度は左右されるだろう。

    また、医師にとっては、ハイライターの使用をはじめとしたPDFの編集機能も重要となるだろう。スマートフォンでの文章編集やメモの挿入など、普段の業務中に感じる需要があれば、ぜひそれを満たす機能に注視したい。

    さらに、大量のファイルを管理する上では、フォルダ分けをはじめとした整理・アクセス機能によって業務効率が大きく変わってくる。PDF以外のファイルの存在も念頭においた管理の自由度や検索機能など、業務全体を考えて有利なものを選びたい。

  • 医師にも人気のあるPDFファイル管理アプリ

    それではここで、数あるPDF管理アプリの中から、医師にも人気の高い2つをご紹介しておこう。

    Documents by Readdle

    iPhone / iPad版のみ

    ファイルをフォルダ分けしやすく、まるでパソコンのデスクトップのようなインターフェースと操作性が特徴。画像や音声、圧縮ファイルなどもまとめて管理できる。PDFはもちろん、メディアファイルも原則としてアプリ内での表示および再生が可能で、動作パフォーマンスが高い。PDFの編集メニューはハイライトや注釈など必要最低限だが、全文検索機能は非常に有用。ドキュメントの編集やPDF化もできる。各種クラウドストレージに対応。

    Adobe Acrobat Reader

    iPhone / iPad、Androidいずれでも利用可

    スマートフォンでは基本的にアプリ無しでもPDFが読めるものの、こちらは強力な編集機能が強み。なかでもPDF上にタッチスクリーンで手書きのメモを残せる機能の手軽さは人気が高い。Adobe社スキャンアプリとの連携により、カメラで撮影した書面のPDF化が可能。一方で、有料アドオンとなっている機能も多く、すべてのメニューを揃える利用者は少数派。共有に関しては、同社の専用クラウドストレージやドロップボックスに対応。

  • まとめ

    ただきちんと保管するだけでは、有用な情報も最大限には活用できない。個々の医師によって異なる需要やスタイルを満たす最善のPDF管理方法について、今一度考えてみてもよさそうだ。

SAJP.SA.18.08.1996
 
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