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医療機関のIT化改善ポイント「シフト管理」の選択肢

多くの医師が出入りする病院でも、看護師のシフトを把握する開業医のクリニックでも、シフト管理は負担の大きな業務と言える。個々人が端末を所有している現代では、IT活用によってその労力を大幅に軽減することが可能だが、現在採用しているシフト管理方法は、はたして最善だろうか?

  • 「シフト管理」をIT化する利点と選択肢

    シフト管理をIT化する主な選択肢としては、「システム(アプリ連携)」と「アプリのみ」の2つが挙げられる。ここでは、それぞれの利点や特徴について紹介しよう。

  • 勤怠管理もできる、システム型

    システム型の特徴は、とにかく多機能であることが挙げられる。シフト管理のみならず、タイムカードの打刻に代わる勤怠管理も標準的な機能のひとつであり、そのデータ運用が可能なのだ。たとえば、残業の把握、給与計算、必要書類(様式9)の作成など、シフトに関連する事務の効率化を深く追求することができるだろう。

    また、病院の雇用者は異なる専門職が多く勤務形態も複雑なため、システム導入を検討する際は必ず医療機関の需要に特化した病院向けシステムから試用したい。シフト管理に関しては、各端末やアプリなどとの連携や同期、カスタマイズの必要性やその対応についても正式導入の前に確認しておくことが重要だ。

    また、システム型であっても、クラウドサービスの場合はインターネット環境さえ整っていれば非常に手軽に導入できる。サーバ管理や維持などを問題視して導入を見送っている医療機関は、その点も視野に入れて検討するといいだろう。

  • 即時導入できて簡便な、アプリ型

    アプリのみを使ってシフト管理をIT化する場合は、とにかくその簡便さが特徴として挙げられる。カレンダーを基本としたシフト管理アプリは、機能こそ限られるものの使いやすさが追求されており、即時導入にも強い。科内のオンコール表など、小規模なシフト管理のみを目的としている場合は、これで十分機能するだろう。

    アプリを選ぶ際の必須条件は、手軽に情報のリアルタイム更新や共有が可能であることと、変則的な休憩体制や宿直など、職場の人員やそれぞれの業務形態などに合わせて快適にカスタマイズできること。端末が多岐に渡る職場では、互換性の確認もしておきたい。

    初期費用や利用料のかかるシステム型と異なり、アプリのみであれば無料かつ広告表示のないものもある。ゆくゆくはシステム導入を考えている場合でも、まずはシフト管理のみをアプリでIT化しその運用効果を把握してみて損はなさそうだ。

  • まとめ

    シフト管理のIT活用は、業務効率化に直結する。それぞれの医療機関や部署に最適のシフト管理方法を吟味し、ぜひパフォーマンスを最大化してほしい。

SAJP.SA.18.07.1668
 
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